הכנה מקצועית של פגישות חשובות
כל יזם וכל מנהל של כל עסק או חברת סטארט אפ מקיים פגישות רבות באופן שוטף שרובן הגדול הן פגישות עבודה שבהן המנהל יכול לקיים במהלך היום יום בלי להתכונן יותר מדי ובלי לקיים פגישות הכנה כזו או אחרת או ללמוד חומרים מיוחדים. חלק יחסית קטן של הפגישות שמקיים כל יזם, מנכ"ל או מנהל בכיר אחר הינן פגישות שלהצלחה בהן יש משמעות קריטית להצלחת החברה והתוכנית העסקית שלה או חלילה לכישלונה. חלק מהפגישות הללו מחייבות התארגנות נכונה, לימוד נכון, הכנה מתאימה ובמקרים מסוימים אף קיום מודל ותרגול של ההצגה ונקיטה באמצעים מיוחדים כדי לגרום להצלחת הפגישה. כדי להצליח בפגישה יש צורך קודם לכן להגדיר מהו ההישג הנדרש שאם הוא יושג הפגישה הצליחה ואם לא יושג זהו כשלון. אחרי שהגדרתם את ההישג הנדרש תוכלו גם לתכנון ולבנות את תהליך ההכנה ואת הפגישה עצמה.
חשוב שתזכרו שאם תנהלו את הפגישה תגדילו משמעותית את הסיכויים שתצליחו להשיג את ההישג הנדרש ולקדם את התוכנית העסקית שלכם וגם אם לא, תדעו מה עשיתם נכון ומה לא ותוכלו לתחקר יחסית בקלות את הפגישה ולדאוג שהפגישה הבאה עם אותו גורם או עם גורם אחר תהיה מוצלחת יותר.
אני מציע לכם תהליך מוגדר וברור להכנת פגישה חשובה:
- הגדרת היעד הנדרש.
- למידת הנושא.
- איסוף מידע על הצד השני או צדדים נוספים אשר אמורים להשתתף הפגישה כולל מידע על החברה, על אנשי המפתח שלה ועל האנשים שאמורים להשתתף בפגישה מהצד או הצדדים הנוספים לפגישה.
- בניית מהלך הפגישה.
- הכנת המצגת ועיקרי התוכנית העסקית של החברה (במקרה שאתם אמורים להציג).
- תרגול ההצגה במידה ואתם מתכננים להציג בפגישה.
- ניהול הפגישה בהתאם לתוכנית הפגישה שהכנתם.
- תחקור הפגישה לאחר שהסתיימה גם אם היא הצליחה מאוד.
- הגדרת לקחים לפגישה הבאה כדי להגדיל את הסיכויים להשגת ההישג הנדרש באותה פגישה.
להלן הצעתי למהלך פגישה עם משקיעים או שותפים אסטרטגיים או גוף חשוב אחר שאתם רוצים לרתום לטובת הסטארט אפ שלכם כדי שיסייע בהצלחתו ובקידום התוכנית העסקית שלו:
- Small talk – שלב זה חשוב מאוד לצורך יצירת אווירה אישית ותחושה נעימה ולשחרור האווירה. אם תכירו היטב את המשתתפים מהצד השני יהיה לכם קל יותר להכין נושאים שעשויים לעניין אותם בשיחה הראשונית. חשוב לזכור כי שלב זה אמור להיות קצר אך נעים...
- הצגה הדדית קצרה של שני הצדדים המשתתפים ושל הנוכחים בפגישה. גם חלק זה לא אמור לארוך יותר מ 2-5 דקות.
- הצגת הנושא והחלקים הנדרשים מהתוכנית העסקית שלכם בצורה תמציתית שמבהירה את הביזנס ויתרונותיו לכולם בהצגה עניינית, קצרה וברורה (אף אחד לא רוצה סיפורים, הארכות והסברים מאריכים ועמוקים בשלב זה של הפגישה).
- במידה ותוך כדי ההצגה מסיטים אתכם למקומות שלא תורמים להשגת היעד הנדרש או שיגרמו לכם לא להצליח להציג היטב את העסק תחזירו את השיחה בצורה חכמה ועניינית לנתיב שהגדרתם. חשוב שבמצבים כאלו תפעילו את הראש היטב כדי להוביל את השיחה בצורה חכמה ונבונה בלי לפגוע, בלי לקטוע מה שמישהו אומר ובלי לגרום לצד השני להרגיש לא נוח.
- להגדיר בצורה ברורה שההצגה הסתיימה ולהגדיר בסיום ההצגה מה המטרה שאתם רוצים להשיג מהפגישה (לא תמיד המטרה המוצהרת זהה להישג הנדרש).
- תנהלו שיחה פתוחה של שאלות ותשובות בצורה מכובדת, עניינית ורצינית.
- לקראת סיום הפגישה תתחילו לכוון אותה לכיוון של סיכומים והגדרת Action items. תובילו את זה כדי שתהיה תוצאה מעשית לפגישה.
- לאחר הפגישה תוציאו מסמך תודות וסיכום.
- קיימו תחקור של הפגישה ותגדירו לקחים ומטלות לקראת הפגישות הבאות.
אם תנקטו באופן שכזה, סביר להניח שתצליחו לקדם את החברה שלכם ואת התוכנית העסקית שלה ויש סיכויים גבוהים שתשיגו פעמים רבות את ההישג הנדרש מהפגישות החשובות אותן אתם מקיימים.
ליצירת קשר בנושא פיתוח עסקי, כתיבת תוכנית עסקית או יעוץ עסקי
אייל כוכבא
050-9375123
eyal@business-plan.co.il
המרכז לתכנון עסקי כל הזכויות שמורות 1999-2020 ©