יזמים ומנהלים רבים לא מבדילים תמיד בין שני מסמכים אשר שונים לגמרי במהותם למרות שיש ביניהם קשר הדוק ואלו הם תוכנית עסקית ותוכנית עבודה.
לעיתים אנחנו נשאלים על ידי היזמים - יש לנו תוכנית עסקית ואנחנו יכולים לעבוד על פיה?
אנחנו עונים להם שבאופן עקרוני זה נכון כיוון שבתוכנית העסקית מוגדרת האסטרטגיה ומוגדר התהליך הכללי שעל העסק או הסטארט אפ שלהם לעבור אולם אין שם את ההנחיות אשר קיימות בתוכנית עבודה.
לכן לאחר שבונים תוכנית עסקית יש להכין גם תוכנית עבודה ולעבוד על פיה.
מה ההבדלים בין תוכנית עסקית ותוכנית עבודה?
אסטרטגיה מול טקטיקה
אסטרטגיה מול טקטיקה - תוכנית עסקית הינה מסמך אסטרטגי המגדיר למיזם או לסטארט אפ את האסטרטגיה הכללית בכל התחומים.
לעיתים יש כניסה לפירוט גבוה יותר מאשר פירוט אסטרטגי אולם מירב התוכנית העסקית נכתבת ברמה האסטרטגית.
תוכנית עבודה הינה מסמך טקטי המסתמך על האסטרטגיה המוגדרת בתוכנית העסקית אולם הוא מפרק אותה לתהליכים מוגדרים, יומיומיים על פי ממלאי תפקיד, עלויות ואחריות ביצוע.
מטרות שונות לכל מסמך
מטרות התוכנית – תוכנית עסקית הינה מסמך שיווקי שתפקידו להגדיר את העסק, האסטרטגיה והתהליכים השונים ולהציג אותם בפני כל מי שמעוניין להבין מהו הסטארט אפ הזה, מה הוא עושה, מתי יהיה החזר ההשקעה וכו'...
תוכנית עבודה הינה מסמך עבודה שתפקידו לתת לכל אחד מאנשי הצוות מטלות לביצוע תוך הגדרת לוח זמנים, עלויות ביצוע המטלות, אחריות ביצוע ודיווח.
תוכנית העבודה איננה מוצגת בפני מי שאינו ממלא תפקיד בחברה ומאידך היא מהווה את הבסיס לעבודה היומיומית של כל אחד מחברי הסטארט אפ או העסק.
מבנה: מצגת מול אקסל
מבנה התוכנית – התוכנית העסקית הינה מסמך שיווקי וככזה היא מוצגת באמצעות קבצי PDF או מצגת PowerPoint שכן המטרה היא להציג אותה כמה שיותר ברור וכמה שיותר ייצוגי.
תוכנית עבודה הינה מסמך עבודה והיא מוצגת באמצעות קובץ Excel אשר מאפשר לכל אחד מהמבצעים את העבודה ולאלו שאחראים עליהם למלא את הנתונים על המטלות שבאחריותם ומאפשר למנהלי החברה בקרה ומעקב יומיומיים ותקופתיים בהתאם לרצונם לגבי התקדמות תוכנית העבודה באופן כולל או באופן פרטני על כל נושא או תחום בנפרד או על כל מחלקה או עובד בודד.
למה בישראל עובדים בלי תוכנית עבודה?
חשוב להבין כי כמעט כל חברה מבינה בשלב מסוים כי יש לה צורך בתוכנית עסקית.
חלק מהחברות מבינות כי תוכנית עסקית נדרשת לא רק לצורך גיוס כספים אלא גם לצורך בניית האסטרטגיה של החברה.
אולם כיוון שחברה שרוצה לגייס כסף לא יכולה לעשות זאת בלי תוכנית עסקית גם אלו שלא בנו לעצמם תוכנית קודם לכן יכינו אותה לקראת הגיוס.
מאידך, לצערנו הרב בישראל רוב רובן של החברות וגם של חברות הסטארט אפ עובדות ללא תוכנית עבודה מסודרת ומקצועית.
תרבות הניהול הישראלית לוקה בחסר כפי שכולנו יודעים ואחד הליקויים הללו הינו ההרגל המגונה לעבוד בלי תוכנית עבודה.