לכל תוכנית עסקית יש מספר תפקידים. תוכנית עסקית אמורה לייצג את המיזם, להבהיר את התהליכים הצפויים, להציג את האסטרטגיה השיווקית, וכמובן שעליה לכלול פרק פיננסי הקרוי תוכנית פיננסית.
תפקיד התוכנית הפיננסית הוא להציג את כל הנושאים הפיננסיים הקשורים לאותה תוכנית עסקית, מה היזמים מתכננים לעשות עם הכסף שיגייסו כך שכל מה שקשור לתחום הפיננסי יהיה ברור לכל מי שקורא את התוכנית העסקית.
חשוב לזכור כי מטרת התוכנית הפיננסית איננה הגשת דוח לרשויות, אלא שהיא אמורה להיות מסמך ניהולי פיננסי לצרכי החברה ולכן יש שינויים בנקודת המבט מדוח פיננסי שמטרתו הינה דיווח לרשויות. דוגמא טובה לכך הינה התחשבות במלאים שונים או אי התחשבות בפחת כפי שמתחשבים בהם בדוחות לרשויות המס.
הקו המנחה אותנו בעת הכנת תוכנית פיננסית הינם התהליכים העסקיים והאסטרטגיים שהוגדרו באותה תוכנית עסקית, תנאי האשראי של הספקים והלקוחות, מהם תהליכי השיווק, כיצד מוגדרים המודלים העסקיים וכמובן מהי אסטרטגיית הפיתוח, כוח האדם והייצור (במידה וייצור רלוונטי למיזם).
את התוכנית הפיננסית רצוי לבנות על Excel או במקרים אחרים בעזרת תוכנות לכתיבת תוכנית עסקית (אנחנו באופן אישי מעדיפים לעבוד על Excel,
שכן ניתן לבצע איתו כמעט כל מה שרוצים ואילו התוכנות הקיימות מחייבות אותך לצעוד בנתיב המוגדר שבנו בעת פיתוח התוכנה שלא תמיד מתאים לכל חברה או סטארט אפ, ואז אנו עלולים לעגל את הפינות ולהתכופף בתכנון הפיננסי כדי שהוא יתאים לתוכנה...).
שלבי הכנת תוכנית פיננסית
אנו ממליצים כי השלב הראשון יהיה בניית תוכנית כוח האדם ורק לאחר שתוכנית כוח האדם תהיה ברורה תיגשו לבנות את שאר הנדבכים של התוכנית (הוצאות, הכנסות, השקעות וכו...). תוכנית כוח האדם צריכה להגדיר את כל עובדי החברה מעת תחילת התוכנית ועד לסיומה.
תוכנית כוח האדם תשקף באופן מדויק את תהליכי הפיתוח ואת כל התהליכים העסקיים והשיווקיים שהוגדרו בתוכנית העסקית.
- תוכנית כוח אדם - תוכנית כוח האדם תכלול את מספר העובדים מכל סוג בכל חודש לאורך כל תקופת התוכנית (1-5 שנים בהתאם לצורך שהוגדר באותה תוכנית עסקית), את שכר הברוטו של כל עובד, את עלות השכר למעביד (בממוצע כ – 30% מעל השכר ברוטו) וכמובן גם את כל שאר התנאים הרלוונטיים לעובדים שיש להם השפעה כספית על שכר העובד.
- הוצאות קבועות - לאחר מכן, רצוי להגדיר את ההוצאות הקבועות לאורך כל התקופה המוגדרת בתוכנית העסקית. חשוב כי הגדרת ההוצאות הקבועות תהיה מותאמת לתוכנית כוח האדם שכן לכמות העובדים יש השפעה על גודל המשרדים וכמובן שלגודל המשרדים יש השפעה על צריכת החשמל וכו...במידה ויש הגדרה בתוכנית העסקית כי יוקמו משרדים בחו"ל יש להגדיר גם את ההוצאות הקבועות של המשרדים בחו"ל ולצרף אותן לתחזית ההוצאות הקבועות.
- הוצאות משתנות - ההוצאות המשתנות נחלקות בדרך כלל למספר מחלקות כאשר במירב המקרים בראש כל מחלקה עומד סמנכ"ל. להלן המחלקות הנפוצות ביותר:
- שיווק ומכירות – בחלק מהמקרים ישנה מחלקת שיווק לחוד ומחלקת מכירות לחוד. מחלקה זו מתחשבת בכל הוצאות השיווק והמכירות ויש לכלול בה את כל ההוצאות הללו החל מעלויות אביזרי השיווק וכלה בעלות הטיסות של אנשי השיווק והמכירות ועלויות הקמפיינים השיווקיים השונים.
- מחלקת מחקר ופיתוח (R & D) - מחלקה זו הינה המחלקה האחראית על מחקר ופיתוח לאורך כל השנים. הוצאות מחלקה זו מורכבות בדרך כלל בעיקר מהוצאות כוח האדם (אנשי הפיתוח של החברה) ונוספות אליהם הוצאות פיתוח במיקור חוץ, עלויות ייעוץ שונות, עלויות פיתוח וקידום פטנטים, ולעיתים עלויות חומרים מתכלים הנצרכים באופן שוטף. כמובן שעלויות אלו גם הן אמורות להיות תרגום של התהליך האסטרטגי שהותווה בתוכנית העסקית.
- מחלקת תפעול – ההוצאות במחלקה זו בדרך כלל יכללו את עובדי התפעול של החברה, הוצאות אחזקה שונות, הוצאות תחזוקת כלי הרכב ותחזוקת כלים נוספים, הוצאות Hosting and traffic בחברות אינטרנט וסלולר וכל ההוצאות האחרות הקשורות לתפעול היומיומי ולאחזקה.
- מחלקת הנהלה וכלליות (G & A) – הוצאות מחלקה זו כוללות בדרך כלל את כוח האדם הכללי וכלל עובדי המטה וההנהלה של החברה. חלק מהוצאות אלו הינן הטיסות של המנכ"ל, עלויות שכר חברי הדירקטוריון
וה-Advisory board, עלויות גיוס כוח האדם ועלויות ייעוץ כללי ופיננסי. - ישנן לעיתים מחלקות נוספות - מחלקת תוכן (בעיקר בחברות מדיה וחברות תוכן אינטרנטיות), מחלקת ייצור במקרה של חברות יצרניות ומחלקות נוספות במידת הצורך על פי ההגדרות שהוגדרו בתוכנית העסקית. לעיתים מפצלים את הלוגיסטיקה מהתפעול למחלקה נפרדת והכל בהתאם לאופי הפעילות ולגודלה.
- תוכנית רכש והשקעות - תוכנית זו כוללת את כל ההשקעות והרכישות שיש צורך לעשות במהלך כל התקופה שהוגדרה בתוכנית העסקית. סוגי הוצאות שמקובל לכלול בפרק זה הן הקמת המשרדים, רכש מכשור משרדי או תעשייתי במידת הצורך, רכש ריהוט, רכישת תוכנות וכו...
חשוב לזכור כי תוכנית ההשקעות והרכישות תיכלל בתחזית תזרים המזומנים אולם לא תיכלל בתחזית הרווח והפסד המופיעים בתוכנית העסקית. - תחזית הכנסות - מוזמנים לקרוא במאמר נוסף את הדרך בה אנו בונים את תחזית ההכנסות. נדגיש רק כי תחזית ההכנסות בנויה על התוכנית העסקית והיא מגלמת את התהליך האסטרטגי משולב במודלים העסקיים והיא חייבת להיות תוכנית ריאלית, המביאה בחשבון הצלחה חלקים ולאו דווקא אופטימלית.
איך אנו מציגים את הנתונים הפיננסיים בתוכנית העסקית?
כפי שכבר הדגשנו, את התוכנית הפיננסית אנחנו בונים על גבי Excel או תוכנה לכתיבת תוכנית עסקית והיא מופיעה על גביהם באורח גולמי שאינו מתאים להצגה. ברשימה שהגדרנו בהמשך, הגדרנו מה הנתונים שיש להציג בתוכנית העסקית בפורמט - Word, PDF, Power point:
- הנחות היסוד שעל פיהן בנינו את התוכנית הפיננסית.
- תחזית הכנסות שתציג גם את הסכומים כספיים וגם את היחידות שיימכרו.
- ניתוח נקודת האיזון.
- תחזית רווח והפסד לכל תקופת התוכנית.
- תחזית תזרים מזומנים לכל תקופת התוכנית.
- תוכנית הוצאות לכל תקופת התוכנית.
- ניתוח שולי הרווח.
- ההשקעה הנדרשת.
- שימושי ההשקעה (מה נעשה בכספים שיכניס המשקיע).
- תוכנית כוח האדם ושכר לאורך כלל התוכנית.
הערות נוספות
- יש לזכור כי התוכנית תהיה כולה בנויה עם סוג מטבע אחד שיוגדר באמצעות התוכנית העסקית. אין לערבב מספר סוגי מטבע בתוכנית אחת.
- בניית תוכנית פיננסית מהווה אתגר מורכב ומסובך למדי למי שאינו בעל נסיון בכך. מסיבה זו, גם אם כתבת תוכנית עסקית לבדך אנחנו מציעים להשתמש לצורך בניית התוכנית הפיננסית ביועץ עסקי בעל ניסיון רב.
כל הזכויות שמורות Ⓒ המרכז לתכנון עסקי